Términos y condiciones

Terms & Conditions

Última Actualización: 28 de mayo de 2025

Admina Tech Colombia S.A.S. (en adelante, «Admina» o la «Compañía»), es una sociedad legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901844688-7 y domiciliada en la ciudad de Medellín. Nuestra sede principal se encuentra en Medellín, y ofrecemos nuestros servicios a través de nuestra plataforma tecnológica y sitio web www.admina.com.co. Para cualquier consulta, puede contactarnos a través del correo electrónico info@admina.com.co.

Admina es una empresa de tecnología enfocada en optimizar la gestión de pagos y conciliaciones en el ámbito de la propiedad horizontal. A través del uso de inteligencia artificial, permitimos la automatización y simplificación de los procesos administrativos, facilitando la conciliación de pagos de cuotas de administración mediante integración con WhatsApp y otras herramientas digitales.

Estos Términos y Condiciones (en adelante, los «Términos») regulan el uso de nuestros servicios y establecen las obligaciones y derechos de los Usuarios al interactuar con nuestra plataforma.

1. Introducción y Aceptación de los Términos

Bienvenido a Admina. Somos una empresa tecnológica con sede en Medellín, Colombia, dedicada a optimizar la gestión financiera y administrativa de la propiedad horizontal, conocida como conjuntos residenciales o edificios de apartamentos.

Nuestra plataforma opera bajo un modelo de «Software como Servicio» (SaaS), proporcionando un asistente tecnológico para la gestión de la propiedad horizontal. Facilitamos la conciliación automática de pagos de administración mediante inteligencia artificial, agilizando el proceso a través de WhatsApp y nuestra plataforma en línea. Proporcionamos herramientas para centralizar pagos, generar enlaces automáticos y mejorar la eficiencia en la gestión financiera de los conjuntos residenciales.

Estos Términos regulan el uso de nuestra plataforma, sitio web y servicios relacionados. Al registrarse en Admina, hacer clic en «Acepto» o utilizar cualquiera de nuestros servicios, usted confirma que ha leído, comprendido y aceptado estos Términos en su totalidad, constituyendo un acuerdo legalmente vinculante entre usted y Admina. Si no está de acuerdo con estos Términos, le solicitamos abstenerse de utilizar los servicios de Admina.

Usted declara y garantiza que posee la capacidad legal necesaria para celebrar contratos conforme a la legislación colombiana. En caso de que el Usuario sea una persona que no cuente con plena capacidad legal, se presume que actúa con la debida autorización de sus representantes legales, quienes, a su vez, serán considerados responsables de cualquier acción o conducta de sus representados en el uso de los servicios de Admina.

2. Definiciones

Para efectos de estos Términos, los siguientes términos tendrán el significado que se les atribuye a continuación:

Admina: Se refiere a Admina Tech Colombia S.A.S., la Compañía proveedora de los servicios.
Plataforma: El medio digital (incluyendo el sitio web www.admina.com.co y aplicaciones asociadas) a través del cual Admina presta sus servicios.
Servicio: Las prestaciones que Admina ofrece a los Usuarios a través de la Plataforma, específicamente la optimización de la gestión de pagos y la conciliación en el contexto de la propiedad horizontal.
Usuario: Cualquier persona natural o jurídica que utiliza los servicios de Admina. Se distingue entre:
- Administrador de Propiedad Horizontal: La persona natural o jurídica legalmente designada y responsable de la administración de una propiedad horizontal, quien contrata y es el titular principal de la cuenta de Admina. Este rol conlleva responsabilidades legales significativas y específicas bajo la Ley 675 de 2001 y el Código de Comercio.
- Residente/Propietario: Los individuos que residen o poseen unidades dentro de una propiedad horizontal y que interactúan con la plataforma para fines de pago o comunicación, generalmente a través de las funcionalidades habilitadas por el Administrador.
Propiedad Horizontal: El conjunto residencial o edificio sujeto a un régimen de administración compartida, regulado por la Ley 675 de 2001 en Colombia.
Cuota de Administración: El valor que los propietarios deben pagar para el mantenimiento de las áreas comunes y la provisión de servicios en la propiedad horizontal.
Asistente de IA: El componente de inteligencia artificial integrado en el Servicio de Admina, cuya función es facilitar la convivencia y la comunicación dentro de la propiedad horizontal.
Datos: Toda la información, incluyendo datos personales, datos transaccionales y datos de uso, que es procesada a través de la Plataforma de Admina.
Conciliación de Pagos: El proceso automatizado, facilitado por Admina, para cotejar los pagos recibidos con las cuotas de administración pendientes.
Pasarela de Pago: Un proveedor de servicios externo, ajeno a Admina, que procesa pagos electrónicos. Admina se integra con estos servicios de terceros para la gestión de pagos.

3. Descripción Detallada de los Servicios

Admina proporciona una suite de herramientas tecnológicas diseñadas para optimizar la gestión de la propiedad horizontal. Nuestros servicios incluyen:

Generación y Envío de Facturas Electrónicas: Facilitamos la generación y el envío automatizado de facturas correspondientes a las cuotas de administración, integrando esta funcionalidad con herramientas de comunicación como WhatsApp. Este proceso busca simplificar y agilizar el ciclo de facturación para los Administradores de Propiedad Horizontal. La validez legal de los mensajes y facturas electrónicas en Colombia está respaldada por la Ley 527 de 1999.
Herramientas de Conciliación de Pagos: Admina proporciona herramientas avanzadas para la conciliación automática de las cuotas de administración, permitiendo la centralización de los pagos y, consecuentemente, la reducción de la carga operativa para los Administradores de Propiedad Horizontal. Este servicio está diseñado para minimizar errores contables y acelerar los procesos de registro y verificación de transacciones.
Asistente de IA para Convivencia y Comunicación: El asistente de inteligencia artificial de Admina ha sido concebido para optimizar la convivencia y la comunicación dentro de las comunidades de propiedad horizontal. Su función se limita a facilitar la comunicación y la interacción entre los miembros del conjunto, actuando como una herramienta de apoyo. Admina es responsable del software de IA en sí mismo (ej. ausencia de defectos de programación), pero no del contenido generado por la IA basado en las entradas del Usuario, ni de la confianza del Usuario en dicho contenido. La aplicación e interpretación de los resultados de la IA para la toma de decisiones o la ejecución de acciones recae exclusivamente en la responsabilidad del Usuario.
Rol de Admina como Facilitador Tecnológico (No Institución Financiera): Admina no es una institución financiera, un banco, ni una entidad de captación masiva de fondos públicos. Actuamos exclusivamente como un intermediario tecnológico que optimiza la gestión de pagos y administración de propiedad horizontal. Nuestra función se limita a proveer el software y la infraestructura para facilitar la transmisión de instrucciones de pago y la conciliación de registros, sin que ello implique la tenencia, custodia o garantía de los fondos en sí mismos. La regulación colombiana de empresas Fintech, conforme a la Ley 1735 de 2014, el Decreto 2555 de 2010 y la Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia Financiera de Colombia, aplica leyes generales según el tipo de actividad; Admina, al ser un mero procesador de pagos y conciliador, no se considera una entidad de captación masiva de fondos públicos sujeta a la supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia como institución financiera.
Servicios Excluidos y Limitaciones del Servicio: Los servicios de Admina se circunscriben estrictamente a la facilitación tecnológica de la facturación y la conciliación. Admina no administra ni custodia fondos, ni tampoco ofrece asesoría financiera, servicios contables más allá de la conciliación, o servicios legales. Si bien Admina se esfuerza por mantener una alta disponibilidad de su plataforma, no puede garantizar un servicio ininterrumpido a causa de problemas de conectividad a internet, acciones de terceros o labores de mantenimiento.

4. Registro y Cuentas

Para utilizar Admina, usted debe crear una cuenta proporcionando información veraz, actualizada y completa. Usted es el único responsable de mantener la seguridad y confidencialidad de su cuenta y de todas las actividades que se realicen bajo la misma. Admina no será responsable por el uso no autorizado de su cuenta que no sea directamente atribuible a una negligencia grave o dolo por parte de Admina.

5. Uso de los Servicios y Obligaciones del Usuario

Al usar Admina, usted acepta y se compromete a:

Utilizar los servicios solo con fines legales y de acuerdo con estos Términos, el Código de Comercio (Decreto 410 de 1971) y la Ley 527 de 1999.
No violar los derechos de otros usuarios o terceros, incluyendo derechos de propiedad intelectual, privacidad o datos personales.
Proporcionar información precisa, veraz y actualizada cuando sea requerida. Usted es el único responsable de la veracidad y exactitud de la información que cargue o genere en la Plataforma (ej. datos de residentes, cuotas, comunicaciones). Admina no asume responsabilidad por errores o resultados inadecuados que se deriven de información incorrectamente clasificada o erróneamente proporcionada por el Usuario.
No utilizar la Plataforma para realizar actividades fraudulentas, ilícitas, o que infrinjan derechos de imagen, habeas data o privacidad de terceros, así como contenido ofensivo o difamatorio.
No aplicar técnicas de ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el software de Admina, ni realizar cualquier otra operación que tienda a descubrir el código fuente. Queda prohibida la separación de los componentes del software. Admina autoriza el uso del software como un producto único.
El Administrador de Propiedad Horizontal, en su calidad de Usuario, es el único responsable de cumplir con todas las obligaciones y deberes que le impone la Ley 675 de 2001 y los reglamentos internos de la propiedad horizontal. La plataforma de Admina se concibe como una herramienta para asistir en este cumplimiento, no para asumirlo o exonerar al Administrador de sus responsabilidades legales inherentes.

6. Propiedad y Tratamiento de Datos

6.1. Propiedad de los Datos

Admina es propietaria de la propiedad intelectual derivada del análisis de datos (ej., patrones de uso, estadísticas agregadas) y del derecho a procesar los datos brutos para la prestación y mejora del servicio. Sin embargo, el Usuario (Administrador de Propiedad Horizontal) conserva la titularidad de los datos brutos o datos personales que introduce en la Plataforma.

6.2. Tratamiento de Datos Personales

Admina actúa como Encargado del Tratamiento de los datos personales en nombre del Administrador de Propiedad Horizontal, quien es el Responsable del Tratamiento de dichos datos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.

Como Encargado del Tratamiento, Admina se compromete a:

Procesar los datos personales estrictamente de acuerdo con las instrucciones del Administrador de Propiedad Horizontal.
Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas y efectivas para la seguridad y confidencialidad de los datos personales, incluyendo cifrado de datos, copias de seguridad periódicas y controles de acceso.
Mantener la confidencialidad de la información.
Colaborar con el Administrador de Propiedad Horizontal en la atención de consultas y reclamos de los titulares de datos.
Eliminar los datos personales una vez cumplida la finalidad del tratamiento, salvo obligación legal o contractual de conservarlos.

El Administrador de Propiedad Horizontal, como Responsable del Tratamiento, es el único responsable de:

La veracidad y exactitud de la información personal cargada en la Plataforma.
Definir la finalidad del tratamiento de los datos personales.
Obtener los consentimientos necesarios de los titulares de los datos para el tratamiento de su información.
Garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 en su rol de Responsable del Tratamiento.
Establecer canales para la atención de consultas y reclamos de los titulares de datos.

Admina emplea medidas adecuadas para proteger la información de los Usuarios y garantizar la confidencialidad de sus datos. Sin embargo, Admina no se hace responsable por ataques cibernéticos o actos maliciosos de terceros que logren afectar sus sistemas de seguridad, siempre y cuando Admina haya implementado medidas de seguridad razonables y diligentes conforme a los estándares de la industria.

6.3. Finalidad del Tratamiento de Datos por Admina

Admina está facultada para procesar datos (incluyendo datos agregados y anonimizados que no permiten la identificación individual) con el propósito de estudiarlos, mejorar el Servicio, personalizar la experiencia del Usuario y realizar análisis estadísticos. Esta finalidad se declara explícitamente en nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales y Aviso de Privacidad, los cuales están disponibles en nuestro sitio web y forman parte integral de estos Términos.

7. Tarifas y Pagos

Admina opera bajo un modelo de suscripción de software como servicio (SaaS), lo que implica el cobro de tarifas periódicas por el acceso y uso de la Plataforma y sus funcionalidades. Estas tarifas pueden incluir, según el plan contratado, cargos mensuales fijos y/o comisiones por las transacciones realizadas a través de nuestra plataforma. Las tarifas específicas, los planes de servicio, los ciclos de facturación y los detalles de lo que cada plan incluye o excluye, se especifican en la documentación del producto, los planes de precios o el acuerdo de servicio particular que usted haya contratado con Admina. Admina se reserva el derecho de modificar estas tarifas y la estructura de precios en cualquier momento, notificando a los Usuarios con antelación a través de la Plataforma o por correo electrónico. El uso continuado de los servicios después de la notificación de cambios implicará la aceptación de las nuevas tarifas.

El Usuario acepta que el manejo de pagos y reversiones está sujeto a las condiciones de las pasarelas de pago de terceros utilizadas por Admina. Admina no es responsable del éxito o fracaso de los pagos procesados por estas pasarelas, ni de las disputas que surjan de la transacción de pago real o de las cuotas de administración subyacentes. La responsabilidad de Admina se limita a asegurar que su integración tecnológica con la pasarela sea funcional. Admina no asume la custodia de fondos; los pagos se procesan directamente a través de las pasarelas de pago de terceros, y la responsabilidad sobre los fondos y su liquidación recae en dichas pasarelas y en el Administrador de Propiedad Horizontal.

Nos reservamos el derecho de retener fondos (o de instruir a la pasarela de pago para que lo haga) si se sospecha de actividades fraudulentas o no autorizadas.

8. Propiedad Intelectual

Todos los derechos de propiedad intelectual relacionados con Admina, incluyendo diseños, software, marcas, logotipos, contenido y cualquier mejora o modificación, son propiedad exclusiva de Admina o de sus licenciantes. No se concede ningún derecho o licencia sobre la propiedad intelectual de Admina fuera de lo expresamente permitido por estos Términos.

Los Usuarios reciben una licencia de uso limitada, no exclusiva, no transferible y revocable para acceder y utilizar la Plataforma, exclusivamente para los fines descritos en estos Términos.

Los Usuarios conservan la titularidad de su contenido (ej. facturas, documentos, comunicaciones) que carguen en la Plataforma. Sin embargo, los Usuarios otorgan a Admina una licencia limitada, no exclusiva, mundial y libre de regalías para usar, reproducir, mostrar y distribuir este contenido, únicamente con el propósito de proporcionar y mejorar los servicios de Admina.

9. Limitación de Responsabilidad

Admina es únicamente un intermediario tecnológico y un proveedor de software como servicio. Admina no es responsable por el valor que se cobre ni por el dinero transado; la responsabilidad sobre el valor cobrado y la gestión de los fondos recae exclusivamente en el Administrador de cada conjunto. Admina es un medio para el envío de facturas y la conciliación de pagos, actuando bajo un mandato limitado conferido por el Administrador de Propiedad Horizontal, sin verificar la causa u obligación subyacente de las instrucciones de pago.

En virtud de la Ley 675 de 2001 y el Código de Comercio, el Administrador de Propiedad Horizontal es el responsable legal de la gestión, cobro y custodia de los fondos de la propiedad horizontal. El uso de la Plataforma de Admina no transfiere ni disminuye las responsabilidades legales inherentes al Administrador.

Admina no asume responsabilidad alguna por:

Bienes o servicios proporcionados por terceros a través de la Plataforma (ej. pasarelas de pago).
La disponibilidad ininterrumpida de los servicios, salvo que la interrupción sea directamente atribuible a una negligencia grave o dolo por parte de Admina.
Daños directos, indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos, incluyendo pérdidas financieras, lucro cesante o interrupción del negocio, derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma, salvo que sean resultado de dolo o culpa grave de Admina.
Problemas relacionados con la transferencia real de fondos, contracargos, detección de fraude por parte de la pasarela de pago o demoras en la liquidación, ya que estos se rigen por los términos y condiciones de la pasarela de pago respectiva.
La exactitud, legalidad o idoneidad del contenido cargado o generado por los Usuarios (ej. facturas, comunicaciones, entradas/salidas de la IA). La responsabilidad por el contenido generado por la IA, a partir de las entradas del Usuario, recae en el Usuario.
El incumplimiento o retrasos causados por eventos de fuerza mayor o caso fortuito, incluyendo, pero no limitándose a, desastres naturales, actos de guerra, ciberataques, o fallas en los servicios de terceros (ej. proveedores de internet, pasarelas de pago), siempre y cuando Admina haya actuado con la diligencia debida y haya implementado medidas de seguridad razonables y diligentes conforme a los estándares de la industria.

10. Suspensión y Terminación

Admina se reserva el derecho de suspender o terminar su acceso a los servicios si usted viola estos Términos o si creemos que su uso de los servicios representa un riesgo para la seguridad, la ley o los derechos de otros. Podemos interrumpir o terminar el servicio de un Usuario de manera discrecional y sin previo aviso si determinamos que no cumple con los requisitos de uso de la Plataforma.

En caso de terminación, su acceso a los servicios será revocado. Usted será responsable de recuperar sus datos dentro de un período de gracia que Admina pueda especificar. Admina se reserva el derecho de eliminar los datos del Usuario después de dicho período. La terminación del servicio no exime al Usuario de sus obligaciones de pago pendientes incurridas antes de la terminación.

11. Modificaciones a los Términos

Podemos modificar estos Términos en cualquier momento. Le notificaremos de los cambios mediante nuestro sitio web o por correo electrónico. El uso continuo de nuestros servicios después de las modificaciones implica su aceptación de los nuevos Términos.

12. Ley Aplicable y Jurisdicción

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Cualquier disputa relacionada con estos Términos se resolverá en los tribunales competentes de la ciudad de Medellín, Colombia. Las partes buscarán resolver cualquier controversia de manera amistosa antes de recurrir al litigio, pudiendo optar por mecanismos como la mediación o el arbitraje.

13. Contacto

Si tiene preguntas o inquietudes sobre estos Términos, puede contactarnos a través de info@admina.com.co o al teléfono (+57) 3116354428.

Gracias por elegir Admina. Estamos comprometidos a mejorar la gestión de su comunidad con soluciones eficientes y seguras.